Pro mnoho firem představuje získávání nových obchodních příležitostí každodenní výzvu. Management často řeší stejnou otázku: jak zvýšit počet obchodních schůzek a nových zákazníků, aniž by bylo nutné přijímat další zaměstnance?
První reakcí bývá rozšíření obchodního oddělení. Nový obchodník však znamená náklady na nábor, zaškolení, mzdu, odvody a vybavení. Navíc může trvat několik měsíců, než začne přinášet očekávané výsledky.
Ve skutečnosti však bývá problém jinde. Ve většině firem není nedostatek obchodníků, ale nedostatek času na systematické oslovování potenciálních zákazníků.
Obchodníci často tráví čas mimo obchod
Zkušený obchodník je jedním z nejdražších členů týmu. Přesto velká část jeho pracovní doby nebývá věnována samotnému prodeji.
Mezi běžné činnosti patří:
- vyřizování e-mailů,
- příprava cenových nabídek,
- administrativní úkoly,
- aktualizace CRM,
- interní porady,
- servis stávajících zákazníků.
Na aktivní vyhledávání nových příležitostí a oslovování kontaktů tak zbývá minimum času.
Výsledkem je situace, kdy obchodník zvládne kvalitně obsloužit stávající klienty, ale nové příležitosti přibývají pomaleji, než by firma potřebovala.
Největší překážkou bývá první kontakt
Mnoho firem disponuje rozsáhlou databází kontaktů:
- potenciální zákazníci z webu,
- návštěvníci veletrhů,
- starší poptávky,
- kontakty získané marketingovými kampaněmi,
- firmy vytipované obchodním oddělením.
Tyto kontakty však často čekají na první oslovení.
Právě první telefonát nebo úvodní e-mail bývá nejčastěji odkládanou činností. Obchodníci dávají přednost jednání s klienty, kteří již projevili zájem, před oslovováním nových kontaktů.
Přitom právě zde vzniká největší prostor pro zvýšení počtu obchodních schůzek.
Obchodní schůzka nezačíná obchodníkem
Úspěšná obchodní schůzka obvykle nezačíná samotným obchodním jednáním.
Předchází jí několik kroků:
- Identifikace vhodného kontaktu.
- Ověření správné osoby.
- První oslovení.
- Zjištění aktuální situace.
- Vyhodnocení potenciálu.
- Domluvení termínu schůzky.
Tyto kroky nemusí vždy vykonávat obchodník.
Mnoho firem dnes odděluje získávání schůzek od samotného obchodního procesu. Zatímco obchodník se věnuje prezentaci řešení a uzavírání zakázek, přípravu a komunikaci s kontakty zajišťuje jiná osoba nebo externí podpora.
Pravidelnost je důležitější než intenzita
Jednou z nejčastějších chyb je nárazové oslovování kontaktů.
Firma například jednou za několik měsíců vyčlení čas na obvolání databáze, následně však aktivita opět utichne.
Výrazně lepších výsledků dosahují společnosti, které pracují s kontakty průběžně:
- každý den osloví určité množství kontaktů,
- zaznamenávají výsledky komunikace,
- plánují následné kontakty,
- pravidelně aktualizují databázi.
Takový přístup vytváří stabilní přísun obchodních příležitostí bez výrazných výkyvů.
CRM jako nástroj růstu
Bez kvalitní evidence se obchodní příležitosti snadno ztrácí.
Moderní CRM systém umožňuje:
- evidovat historii komunikace,
- plánovat další kroky,
- sledovat stav jednotlivých kontaktů,
- sdílet informace v týmu,
- vyhodnocovat výsledky kampaní.
Díky tomu lze efektivně pracovat i s větším množstvím kontaktů bez nutnosti rozšiřovat obchodní oddělení.
Externí podpora jako alternativa k náboru
Pokud firma potřebuje rychle zvýšit počet obchodních schůzek, nemusí být jediným řešením nábor nového zaměstnance.
Často postačí zajistit:
- telefonické oslovování kontaktů,
- domlouvání schůzek,
- aktualizaci databází,
- e-mailovou komunikaci,
- správu CRM.
Externí podpora může pomoci vytvořit pravidelný tok nových příležitostí bez dlouhého náborového procesu a bez fixních personálních nákladů.
Měřte výsledky, ne počet hovorů
Úspěch obchodní podpory by neměl být hodnocen pouze podle počtu uskutečněných telefonátů.
Důležité ukazatele jsou například:
- počet oslovených kontaktů,
- počet relevantních rozhovorů,
- počet domluvených schůzek,
- počet vytvořených obchodních příležitostí,
- následná hodnota uzavřených zakázek.
Právě tato čísla ukazují skutečný přínos systematické práce s kontakty.
Závěr
Získání většího počtu obchodních schůzek nemusí automaticky znamenat rozšíření týmu.
Ve většině firem existuje prostor pro lepší využití stávajících kontaktů, efektivnější organizaci obchodního procesu a pravidelnou komunikaci s potenciálními zákazníky.
Pokud se podaří oddělit administrativní a přípravné činnosti od samotného obchodního jednání, mohou obchodníci věnovat více času tomu, co přináší největší hodnotu – budování vztahů a uzavírání obchodů.
Právě systematické oslovování kontaktů a kvalitní práce s databází bývají často nejrychlejší cestou k vyššímu počtu obchodních schůzek bez nutnosti navyšovat počet zaměstnanců.